Google Workspace Adalah: Pengertian, Jenis Jenis & Cara Menggunakannya

Google Workspace Adalah: Pengertian, Jenis Jenis & Cara Menggunakannya

Sebagai perusahaan penyedia layanan internet terkemuka di dunia, Google terus berupaya meningkatkan pelayanan untuk para pelanggannya. Google Workspace adalah salah satu layanan unggulan untuk mendukung para pemilik bisnis dalam melakukan aktivitas bisnisnya, terutama untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Google Workspace dirancang sebagai alat untuk berkolaborasi dalam mendukung kebutuhan perusahaan yang membutuhkan flesibilitas saat berkomunikasi dan bekerja, di mana ide dan informasi bisa di share dengan lebih mudah dan efisien.

Oleh karena itu, banyak perusahaan yang memanfaatkan Google Workspace sebagai salah satu alat kerja mereka.

Walaupun sudah cukup populer dan terbukti mampu memenuhi kebutuhan kerja, namun masih banyak orang yang belum tahu apa saja fitur dalam Google Workspace dan apa saja manfaatnya.  

Nah, Untuk itu kami akan membahasnya secara tuntas apa itu Google Workspace, pengertian, fitur, manfaat dan kelebihannya.

Apa Itu Google Workspace?

Google workspace adalah sebuah kumpulan tools bisnis berbasis cloud hasil pengembangan Google sebagai fasilitas untuk mendukung peningkatan produktivitas kerja secara selaras dan terintegrasi di internal perusahaan.

Simplenya, Google Workspace mendukung  kolaborasi antar anggota tim dalam berkomunikasi, pengerjaan proyek, pembentukan tim kerja hingga perkembangan perusahaan. Google Workspace membuat kerjasama tim dan pengambilan keputusan menjadi jauh lebih mudah.

apa itu google workspace

Sebelum ini, Google telah meluncurkan Google Apps yang kemudian bertransformasi menjadi G Suite dan akhirnya menjadi Google Workspace seperti sekarang ini. Perjalanan evolusi ini mencerminkan bahwa Google serius ingin memenuhi kebutuhan pelanggan yang terus berubah sesuai tuntutan pasar.

Perubahan nama menjadi Google workspace bukan sekedar untuk membuat brandingnya menjadi lebih sederhana. Namun juga untuk melengkapi fitur dan integrasi baru agar kolaborasi lebih menyeluruh dan intuitif.

Google Workspace Apa Saja?

Seperti sudah diketahui sebelumnya, Google Workspace adalah hasil integrasi seluruh aplikasi ciptaan Google. Sedangkan Google memiliki berbagai macam aplikasi yang masing masing mempunyai fungsi dan tujuan yang berbeda beda pula.

Berikut ini beberapa aplikasi dan fitur yang tercakup dalam Google Workspace:

1.       Gmail

Salah satu layanan yang paling populer dari Google Workspace adalah Gmail. Layanan email bebas iklan yang aman karena mampu memblokir 99,9% spam, malware dan phising. Dengan Gmail, Anda juga bisa melakukan chat, voice call dan video call serta terhubung dengan tim melalui Gmeet.

Anda juga dapat membuat email profesional dengan nama perusahaan atau bisnis Anda seperti Jordan@namaperusahaananda.com dan membuat milis group.

Bagi pengguna Microsoft outlook, Apple Mail dan Mozilla Thunderbird, Anda bisa menyinkronkan email, event dan kontak dari dank e Google Workspace.

2.       Google Drive

Fitur Google Drive memunkinkan Anda untuk melakukan penyimpanan semua file dalam tempat yang aman dan mengaksesnya kapan saja dan di mana saja Anda berada, dari komputer maupun perangkat seluler.

Anda juga dapat mengelola dan berbagi file dengan mudah dan fleksibel tanpa takut akan kehilangan data dan kehabisan ruang untuk penyimpanan. Dengan demikian, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk hal produktif dengan sinkronisasi file lebih cepat.

3.       Google Docs

Dengan Google Docs, Anda bisa membuat dokumen dan mengeditnya langsung dari browser Anda tanpa software khusus. Anda dapat bekerja pada satu dokumen dengan rekan satu tim maupun orang di luar perusahaan.

Untuk melengkapi Google Workpace, Google Docs menambah fitur tanda tangan elektronik yang dapat memudahkan Anda dalam pembuatan draft kontrak, mengajukan persetujuan dengan tanda tangan dan mengelola template file dalam satu tempat. Dengan demikian, proses persetujuan kontrak jadi lebih transparan dan efisien.

4.       Google Spreadsheet

Spreadsheet adalah aplikasi yang memungkinkan Anda membuat format data, mengatur, manganalisa dan memvisualisasikannya. Secara fungsi, spreadsheet hampir sama dengan Microsoft Excel. Namun secara fitur, ada perbedaan yang cukup mencolok antara keduanya.

Google spreadsheet memiliki fitur yang lebih unggul daripada Excel. Seperti fitur kolaborasi real time yang memungkinkan beberapa pengguna bekerja dalam satu file secara bersamaan. Selain itu Spreadsheet dapat terintegrasi lebih baik dengan  Google Docs, Google Drive dan Google Forms. Selain itu, kemampuan akses dari tablet dan perangkat seluler yang lebih baik.  

5.       Google Slides

Layanan untuk mengakomodasi pembuatan slide presentasi dari Google Workspace adalah Google Slide. Dengan aplikasi Slide, Anda dapat membuat slide presentasi menggunakan template dan pilihan gambar berkualitas tinggi.

Anda bisa berkolaborasi dengan tim kerja Anda langsung dari browser untuk menghasilkan presentasi yang menakjubkan. Dengan Google Slide, presentasi Anda akan jauh lebih menarik dengan menambah animasi, video dan transisi yang lancar.  

6.       Google Forms

Aplikasi Google Forms memungkinkan Anda untuk membuat formulir untuk kebutuhan kuisioner maupun survey dengan lebih praktis dan mudah. Untuk mempercantik tampilan, Anda bisa menambahkan video, gambar dan logika khusus agar pengalaman survey menjadi lebih menarik bagi responden.

Kemudian Anda bisa mengirimkan formulir melalui situs dan email untuk para pemirsa ataupun berbagi link melalui media sosial.

7.       Google Keep

Fitur Google keep diluncurkan pertama kali pada tahu 2013 dan tersedia untuk web, android, IOS dan sistem operasi mobile lainnya. Google Keep memungkinkan Anda untuk membuat dan menyimpan berbagai jenis catatan baik berupa teks, daftar, audio dan gambar.

Pada tahun 2014, Google Keep menambahkan fitur kolaborasi antara pengguna Keep dengan catatan real time dan fitur pencarian dengan indikator tertentu seperti warna, share status dan jenis konten dalam catatan. 

8.       Google Chat

Awalnya Google mengembangkan layanan komunikasi ini untuk lingkungan bisnis dan tim kerja pada tahun 2017 dengan nama Hangout Chat. Namun sekarang tersedia untuk kalangan umum dengan menyediakan layanan percakapan group, ruang dan pesan pribadi.

Pada tahun 2020 Hangout Chat resmi berganti nama dengan Google Chat yang awalnya tersedia khusus untuk pengguna Google Workspace. Namun pada 2021 Google Chat tersedia juga untuk konsumen reguler.

9.       Sites

Google Sites adalah platform yang disediakan Google untuk membuat website tanpa perlu mengetahui coding/bahasa pemrograman. Dengan Google Sites, setiap orang atau perusahaan bisa membuat website dengan mudah dan tanpa melibatkan orang IT.

Sebagai salah satu bagian dari Google Workspace, Google sites menawarkan berbagai kemudahan dalam pengelolaan konten dan kolaborasi karena terintegrasi dengan aplikasi Google lainnya.

Ada banyak kelebihan membuat situs dengan Google Sites, antara lain: efisien dari segi biaya, mudah dalam pembuatan dan penggunaannya, tampilan responsive dari berbagai perangkat, terintegrasi dengan workspace dan Google Analytics.

Namun demikian ada beberapa kekurangannya, yaitu terbatasnya fitur desain, optimasi SEO, fungsi penjualan online (e-commerce), kustomisasi kode dan kapasitas penyimpanannya.   

10.   Calendar

Untuk memenuhi kebutuhan manajemen waktu dan penjadwalan, Google meluncurkan Calendar dalam Workspace-nya. Dengan Google Calendar, Anda dapat membuat dan mengubah jadwal acara, sekaligus mengaktifkan pengingat untuk acara tersebut dengan opsi yang tersedia.

Anda juga dapat menambahkan lokasi acara dan mengundang pengguna lain untuk acara tersebut. Adanya pengaturan privasi juga memungkinkan pengguna untuk mengatur tingkat visibilitas dari seluruh acara individu dan kalender. Demikian juga dengan pengaktifan dan penonaktifan visibilitas kalender khusus seperti ultah yang tanggal lahir diambil secara otomatis dari kontak Google.

11.   App Script

Google App Script adalah platform script untuk mengembangkan aplikasi ringan pada Google Workspace. App Script memiliki fungsi untuk memberikan fasilitas untuk pembuatan tool khusus bagi perusahaan/organisasi yang berfokus pada penyederhanaan proses administrasi sistem dan otomatisasi tugas.

Google Apps Script mendukung model dengan basis komunitas untuk mendukung aktivitas pengguna dalam sistem.

Bagaimana Cara Menggunakan Google Workspace?

Pada intinya Google spaces adalah suatu tempat yang mana semua aplikasi Google terkumpul dan terintegrasi untuk mempermudah pekerjaan. Anda mungkin tidak harus mengambil semua aplikasi yang ada di Google Workspace, kecuali yang relevan dengan kebutuhan dalam pekerjaan Anda.

Jika Anda sudah terbiasa memakai beberapa aplikasi dalam Google workspace, maka aplikasi lainnya juga hampir sama dalam langkah dan cara memakainya.

Cara menggunakan Google Workspace adalah dengan melakukan kolaborasi dengan sesame tim pada beberapa aplikasi secara real time. Anda dan tim bisa melakukan edit dokumen, gambar, melakukan percakapan, menjadwalkan acara dalam waktu bersamaan.

google workspace

Sayangnya, tidak semua aplikasi yang ada di GoogleWorkspace adalah gratis. Anda harus berlangganan untuk mendapatkan semua platform dalam Google Workspace.

Bagaimana Cara Berlangganan Google Workspace?

Cara berlangganan Google workspace adalah dengan mengunjungi website resmi Google Workspace dan memilih paket sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah itu Anda akan diarahkan ke proses selanjutnya. Berikutnya, ikuti saja petunjuk panduan yang diberikan pihak Google.

Untuk harga berlangganan Google Workspace tersedia dalam 4 paket, dengan yakni:

·         Business Starter

Harga untuk paket bisnis starter sampai artikel ini dibuat adalah $3,6 USD atau sekitar Rp. 15.400 jika dengan kurs dolar Rp. 10.000. Dengan paket ini, Anda akan mendapatkan seluruh platform yang ada di Google Workspace dengan ketentuan untuk Meet sebanyak 100 peserta, drive penyimpanan cloud sebesar 30 GB per pengguna dan pengelolaan endpoint dasar.  

·         Business Standar

Dengan paket business standar, Anda akan mendapatkan ruang penyimpanan sebesar 2 TB per pengguna dan 150 peserta untuk GMeet plus perekaman hasil meeting. Adapun harga untuk paket business standar adalah $8,40 USD atau sekitar Rp. 117.000/pengguna/bulan.

·         Business Plus

Paket business plus memberikan ruang penyimpanan yang lebih besar dan peserta meet yang lebih banyak. Anda akan mendapatkan drive penyimpanan cloud yang aman sebesar 5 TB per pengguna dengan peserta meeting sebanyak 500 peserta. Selain mendapat hasil perekaman meeting, Anda juga akan mendapatkan fitur  pelacakan kehadiran. Adapun untuk email bisnis, selain email khusus yang aman, juga akan dilengkapi dengan eDiscovery dan retensi.               

Harga untuk paket business plus adalah sebesar $18 USD atau sekitar Rp.252.000 per pengguna/bulan

·         Enterprice

Paket Google Workspace Enterprice adalah paket terlengkap dengan berbagai keunggulan yang ada. Email bisnis khusus yang aman + eDiscovery, retensi dan enskripsi S/MME, Meeting video dengan kapasitas 1000 peserta + perekaman, pelacakan kehadiran, peredam bising dan live streaming. Untuk drive penyimpanan sebesar 5 TB dan bisa meminta lebih banyak penyimpanan.

Berbeda dengan paket lainnya yang hanya terbatas maksimal untuk 300 pengguna, untuk paket enterprice ini tak terbatas jumlah penggunanya. Adapun untuk harganya tidak ditentukan di laman Google Workspace, Anda bisa menghubungi langsung dengan bagian penjualan.

Untuk mengetahui detail harga dan fitur apa saja yang akan didapatkan pada masing masing paket, Anda bisa mengunjungi laman ini. Jika Anda masih ragu untuk memilih paket mana yang sesuai, Anda bisa mengambil  uji coba gratis selama 14 hari.

Penutup

Pesatnya dunia bisnis dan semakin tingginya tingkat persaingan, mengharuskan para pelaku bisnis harus berfikir bagaimana bisnis bisa berjalan secara efektif dan efisien. Teknologi menjadi solusi yang dapat diandalkan untuk tujuan tersebut, selain peningkatan skill SDM dan perbaikan metode kerja.

Google Workspace adalah salah satu alat yang bisa menjadi solusi dari sisi teknologi untuk mempermudah pekerjaan dan memberikan efisiensi baik dari sisi biaya dan waktu. Dengan Google Workspace, Anda dan tim bisa tetap terhubung dalam satu pekerjaan, kapanpun dan dimanapun Anda berada. Anda juga dapat terhubung langsung dengan klien untuk persetujuan proyek dan yang lainnya.

Demikian pembahasan tentang Google Workspace, jenis platform yang ada di dalamnya dan cara menggunakannya untuk mempermudah pekerjaan bersama tim Anda. Namun jika Anda memiliki kendala dalam pembuatan website bisnis dan optimasinya, Anda bisa berkonsultasi dengan tim Elfaaza Media. Dengan senang hati kami akan membantu Anda untuk mendapatkan solusi yang tepat.